เมื่อเผชิญกับคำถามที่ไม่คาดคิด พนักงานหลายคนไม่รู้ว่าจะตอบอย่างไรให้เหมาะสมโดยไม่ทำให้ผู้บังคับบัญชาไม่พอใจ

การสื่อสารมีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งในที่ทำงาน ผู้ที่มีทักษะการสื่อสารที่ดีไม่เพียงแต่จะได้เปรียบในงานของตนเท่านั้น แต่ยังได้รับความโปรดปรานและความรู้สึกเชิงบวกจากผู้บังคับบัญชามากกว่าคนอื่นๆ ผู้นำสามารถประเมินลักษณะนิสัยและความสามารถในการปรับตัวของพนักงานได้ผ่านการปฏิสัมพันธ์และการสื่อสารในชีวิตประจำวัน 

ในระหว่างการทำงาน เรามักพบว่าตัวเองอยู่ในสถานการณ์ที่เราไม่รู้ว่าจะตอบสนองอย่างไรให้เหมาะสม ตัวอย่างที่ชัดเจนคือ เมื่อหัวหน้าถามขึ้นมาอย่างไม่คาดคิดว่า "คุณว่างไหม?"

อันที่จริง นี่เป็นคำถามง่ายๆ และพบเห็นได้บ่อยในที่ทำงาน อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าคำตอบของคุณจะเป็นอย่างไร คุณก็ไม่ควรตอบอย่างตรงไปตรงมาเกินไป

หากคุณพูดอย่างไม่คิดหน้าคิดหลังว่า "ฉันว่าง" หัวหน้าของคุณอาจคิดว่าคุณว่างงานตลอดเวลาและไม่มีอะไรทำ แต่ถ้าคุณพูดตรงๆ ว่า "ฉันไม่ว่าง" และหัวหน้าของคุณมีงานสำคัญที่จะมอบหมาย การตอบแบบนั้นก็ไม่ค่อยฉลาดหรือชาญฉลาดนัก ดังนั้น ในสถานการณ์เช่นนี้ อย่าแค่พูดว่า "ฉันว่าง" หรือ "ฉันไม่ว่าง" แต่ควรทำความเข้าใจสถานการณ์ก่อนตอบ

คนที่มีความฉลาดทางอารมณ์สูงมักจะเข้าใจสถานการณ์ก่อนที่จะตอบสนองต่อคำขอ (ภาพประกอบ)

อันดับแรก คุณต้องเข้าใจเจตนาของผู้บังคับบัญชาเมื่อเขาถามว่า "คุณว่างไหม?"

ประการที่สอง คุณต้องรู้วิธีปฏิเสธงาน "เล็กน้อย" ที่อยู่นอกเหนือความรับผิดชอบในงานของคุณอย่างสุภาพ คุณสามารถประเมินคำขอจากผู้บังคับบัญชาโดยพิจารณาจากเกณฑ์ต่างๆ เช่น โอกาสในการพัฒนา ผลประโยชน์ และระดับผลกระทบต่องานของคุณเอง 

ประการที่สาม เนื่องจากหัวหน้าของคุณเป็นฝ่ายถามคำถามเอง แสดงว่าเขาย่อมมีบางอย่างที่ต้องการบอกคุณ ในกรณีนี้ คุณควรตอบกลับโดยเร็วที่สุดและไม่ควรเพิกเฉยต่อคำถามของหัวหน้า นี่คือทัศนคติพื้นฐานในการทำงานที่พนักงานทุกคนควรยึดถือ

ในกรณีที่คุณไม่ว่าง: 

หากคุณยุ่งจริง ๆ คุณต้องอธิบายให้เจ้านายฟังอย่างชัดเจนและให้เหตุผลที่สมเหตุสมผลในการทำงานที่กำลังทำอยู่ เลือกวิธีที่สุภาพในการตอบรับหรือปฏิเสธ หากคุณว่างและสามารถทำงานได้ ให้ตอบว่า: "ใช่ ตอนนี้ฉันกำลังสะสางงานที่ค้างอยู่ ถ้าคุณต้องการความช่วยเหลือ ฉันจะพยายามทำให้เสร็จโดยเร็วที่สุด" 

หากท่านติดธุระและไม่สามารถปฏิบัติงานได้ โปรดปฏิเสธดังนี้: "ท่านครับ/ท่านค่ะ ดิฉันสามารถปฏิบัติงานนี้ได้ แต่ดิฉันมีธุระทางครอบครัวที่ต้องจัดการ และไม่สามารถดำเนินการได้ในขณะนี้ หวังว่าท่านจะเข้าใจนะคะ" 

หากคุณยุ่งและไม่สามารถจัดการงานที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าได้ โปรดตอบกลับอย่างมีไหวพริบ (ภาพประกอบ)

ในกรณีที่คุณมีเวลาว่าง: 

หลังจากตรวจสอบแล้วว่าคุณมีเวลาว่าง โปรดตั้งใจฟังคำขอของหัวหน้างานอย่างละเอียด เพื่อให้ได้คำตอบที่เหมาะสมที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่ง คุณควรสอบถามว่า "งานนี้จำเป็นต้องดำเนินการอย่างเร่งด่วนหรือไม่" เพื่อกำหนดกรอบเวลาในการทำงานให้เสร็จสิ้น การทำเช่นนี้ยังแสดงให้เห็นถึงความรับผิดชอบของคุณต่องานที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้างานด้วย 

ในทางกลับกัน หากงานที่หัวหน้ามอบหมายอยู่นอกเหนือความรับผิดชอบของคุณ ไม่สำคัญมาก หรือใช้เวลาไม่มาก คุณสามารถปฏิเสธอย่างสุภาพโดยเสนอแนะงานที่สำคัญกว่าให้ทำ หากคุณคิดว่างานนั้นเร่งด่วน คุณสามารถเสนอให้แผนกอื่นเข้ามาช่วยเหลือได้